Grundeinstellungen
Das System verwendet an verschiedenen Stellen Auswahllisten, um die Bedienung einfacher, fehlerfreier und sicherer zu machen.
Grundsätzliche Begrifflichkeiten, die Ihnen die Arbeit mit der vivenio Eventsoftware erleichtern, können Sie mit individuellen Formulierungen einpflegen und managen, zum Beispiel Anreden, Art der Veranstaltung oder Zahlungsmodalitäten.
Stammdaten
Eventmanagment ist Teamarbeit. Damit alle im Team auf aktuelle Daten zugreifen können, bietet das System über die Stammdaten eine Wissensdatenbank: welche Location buchen Sie in einer bestimmten Stadt, welcher Caterer beliefert Sie, mit welchen Hotels arbeiten Sie zusammen.
Die Stammdatenbank umfasst Locations, Hotels, Referenten, Personal, Resourcen und Agenturen. Sorgfältig gepflegt, bietet sich hierdurch dem Team eine Wissensdatenbank, die allen Anwendern von vivenio stets die aktuellen Daten liefert. Die CRM-Funktionalität der vivenio Veranstaltungssoftware ermöglicht es Ihnen zudem, Memos und Wiedervorlagen zu erstellen. Für Teilnehmeradressen lassen sich auf diesem Weg Historien der Besuche erstellen.
Die Ausstellungsdatenbank verwaltet alle Ausstellungsmaterialien und deren Lieferanten, die Sie auf Veranstaltungen mit begleitenden Fachausstellungen durchführen.
Veranstaltungen
Zusätzlich zu den Funktionen der Standardversion können in der Professionalversion Ressourcen, die zuvor in den Stammdaten angelegt worden sind, einem Event zugeteilt und entsprechend gebucht werden. Das Programm prüft stets die Verfügbarkeit und freie Mengen für den erforderlichen Zeitraum.
Mit Hilfe von Regie- und Ablaufplänen vereinfachen Sie die Darstellung Ihres Veranstaltungsverlaufs, indem Sie die einzelnen Programmpunkte übersichtlich aufführen und mit Kommentaren bzw. Anweisungen versehen können. Die Option "Kunden und Sponsoren" verwalten, bietet die Möglichkeit Rechnungen für Kunden bzw. Sponsoren der Veranstaltung zu erstellen und zu verwalten.
Projektmanagement
Mit dem Projektmanagement-Feature der vivenio Eventsoftware können Sie Angebote und Kalkulationen, die für Ihre Veranstaltung notwendig sind, erstellen und in einen Projektplan einfügen.
Dadurch erhalten Sie eine übersichtliche Auflistung all Ihrer Positionen und können zudem Ausgaben und Einnahmen hinzufügen und über eine Sol-l/Ist-Analyse einander gegenüber stellen. Darüber hinaus können Sie Aufgaben, die vor und während Ihres Events erledigt werden müssen, planen und an Mitarbeiter delegieren. Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben dann in Ihrem persönlichen Kalender einsehen.
Die Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, zu jedem Projekt die anfallenden Arbeitszeiten zu erfassen und auszuwerten.
Registrierung
Die Professionalversion bietet die Möglichkeit der Onlineregistrierung und der Eingabe von individuellen Gutscheincodes.
Über die Onlineregistrierung können sich Ihre Gäste selbst anmelden und Sie bestimmen im Vorfeld, welche Fragen dem Teilnehmer gestellt werden sollen. Auch die entsprechenden Antwortmöglichkeiten können Sie angeben. Zudem bietet das Feature Ihnen die Möglichkeit, Aussteller und Künstler für Ihre Veranstaltung zu registrieren und mit nützlichen Informationen zu versehen.
In der Professionalversion einzigartig ist die Möglichkeit, Promotioncodes zu erstellen und an die Teilnehmer zu verteilen. Bei der Registrierung können Teilnehmer erhaltene Promotioncodes eingeben, die ihnen gutgeschrieben werden (fester oder prozentualer Betrag).
Buchhaltung
Sowohl bei der manuellen Buchung als auch bei der Onlineregistrierung können Sie mit der vivenio Eventsoftware nach Abschluss der Buchung sofort eine Rechnung generieren und drucken.
Die Rechnungen werden mit vivenio bis zur dritten Mahnstufe kontrolliert und verwaltet. Die Daten können zudem problemlos exportiert und für andere Buchhaltungsprogramme bereitgestellt werden.
In der Professionalversion bereits enthalten ist das Kassenbuch. Mit diesem können die monatlichen Ausgaben Ihrer Barkasse verwaltet und am Monatsende als Journal gedruckt werden.
Die Kreditoren können in der Professionalversion bequem erfasst und verwaltet werden. Somit haben Sie jederzeit eine aktuelle Übersicht Ihrer Ein- und Ausgaben.
Administration
Je nach Zugriffsberechtigung und Status im Team werden den Anwendern verschiedenen Bereiche der Software zur Verfügung gestellt.
Ob Projektmanager(in), Assistent(in) oder Aushilfe – nicht jede Person benötigt Zugriff auf alle Daten. Innerhalb der Administration kann festgelegt werden, wie sich das Programm nach dem Login verhält und welche Menüpunkte den einzelnen Anwendern angezeigt werden und von ihnen bearbeitbar sind.
